El tema de este post, si bien no está directamente relacionado con educación, trata una problemática general que es la implementación de sistemas informáticos, que cada vez en mas escuelas se utilizan para llevar la información del todos los actores de un establecimiento educacional.
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En alguna ocasión he debido participar del proceso de selección de compra de un sistema de gestión para empresas.Esto, que a primeras puede parecer algo tan trivial con respecto a otras tareas informáticas no es tan así.La primera cuestión es:¿Desarrollar o comprar?Es cierto, al comprar una solución de software ya desarrollada, nos ahorramos los meses e incluso años que podría implicar el desarrollo de una herramienta ad hoc para la empresa, lo que cuando se trata de un software de control interno, no un producto a vender y que por tanto genere dinero directamente, muchas veces se prefiere por no parecer justificado ni rentable.Otra ventaja que se ve en la compra de software es el saltarse todo el análisis necesario para el diseño, asumiendo que se sacrificará un cierto grado de personalización, que quizas algunas herramientas no funcionarán tal como podríamos exigírselos a un programador que está desarrollando para nosotros pero por un costo y un tiempo habitualmente mayor en lo particular, entre otras cosas.Por otro lado, habitualmente los retrasos en los desarrollos de software nacen de la falta de análisis inicial. Comprando o desarrollando, habitualmente se recorta el tiempo invertido en un análisis profundo en pro de tener el producto con prontitud lo que generalmente redunda en un sistema lleno de errores, inestable, peligroso o en el mejor de los casos ineficiente o incompleto.Al haber avanzado algo en la primera cuestión uno cae en cuenta que cualquiera sea la decisión que se tome estamos sacrificando alguna funcionalidad o arriesgandonos a alguna pérdida, ya sea esta de tiempo, de funcionalidades o dinero. Entonces ¿Bajo que criterio se ha de elegir?Lo cierto y siendo muy sincero es que no hay fórmula con respecto a implementación de nuevos sistemas de gestión. Lo que en una organización puede ser un acierto medio a medio, en otra puede resultar un desastre. En la mayoría de los casos la elección entre uno u otro sistema con respecto a las tareas que este debe realizar, puede no ser tan importante como elegirlo con respecto al tipo de organización en que se implementará, el tipo de gente que lo operará y las prácticas que se realicen en esta organización.Existe un concepto cuya sigla es CMM y que hace referencia al modelo de capacidad de madurez de una organización. según este las organizaciones se catalogan en función de como Realizan sus procesos tomando cuestiones como ¿Las tareas se documentan?,¿una tarea que hago hoy y debo hacer también mañana se realiza del mismo modo ambos días?,¿Está todo el mundo enterado de como hacer las cosas?,¿Hay quien determine como han de hacerse las cosas y corrija los errores?. Este tipo de cuestiones permiten determinar que tan madura es nuestra empresa y según eso que tipo de proyecto de software está preparado a llevar a cabo.Reconocer esto puede ser un buen punto de partida.Por ejemplo:- si mi organización nunca antes ha usado sistemas informáticos de gestión, lo mas probable es que emprender un desarrollo sea una mala idea pues las decisiones, partiendo desde la elección de un asesor estarán basadas en la suerte por sobre el conocimiento real del campo.- si en mi organización no hay procesos claros, flujos de trabajo y responsabilidades claras. Tanto desarrollo como compra serán empresas riesgosas mientras no se regule el funcionamiento de la organización.- Si en mi organización ya se han usado sistemas informáticos de gestión pero se eligió mal la vez anterior, un nuevo estudio de mercado y entrevistar a muchos proveedores puede ser tremendamente útil. Por un lado puede encontrarse el producto justo mientras que también se puede conocer el como las empresas atacan las problemáticas que organizaciones como la suya tienen y puede tratar esto posteriormente con algún desarrollador y haga un sistema a su medida.- si en mi organización ya se han usado sistemas informáticos de gestión, uno de ellos funciona impecable pero hay nuevas exigencias externas que este ya no puede suplir, es recomendable probar con la extensión del sistema ya existente, ya sea con el programador original, con alguna otra empresa o con personal capacitado para ello.Es importante siempre buscar a algún asesor. Los informáticos tiene su jerga y un gran dominio de materia técnicas pero no es su negocio el manejar el como funciona administrativamente una escuela, un hospital, un reactor atómico o una oficina gubernamental por lo que el conocimiento de dichas tareas administrativas lo adquieren de los mismos clientes y sus necesidades. Habitualmente, es útil un intérprete entre las necesidades de la organización y la gente capaz de proveer las herramientas pero que necesita información clara, concreta y cercana a su "idioma". Con esto se reduce el riesgo de tergiversación de las necesidades, que quien provea la solución no haya entendido su necesidad.Por otro lado, el asesor puede ser capaz de reconocer necesidades que usted no necesariamente tiene que ver en su organización o que usted considera obvias pero que en un proceso de implementación puede ser crucial.Bueno, por ahora dejaré haya aquí, luego seguiré comentado sobre las vicisitudes de implementar sistemas de gestión.
Manuel A. Gatica Holtmann
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